Gab es einen unliebsamen Vorfall mit Vorgesetzten, Kollegen, Eltern oder Schülern, lohnt sich stets ein Blick in die eigene Personalakte oder besser – der Einblick in alle vorhandenen personenbezogenen Daten. Interessant ist dies vor allem dann, wenn in einem Gespräch keine Einigung erzielt werden konnte oder die Gesprächspartner sich in „Mißstimmung" trennten. In solchen Fällen kann zumindest vermutet werden, daß hierzu ein Vermerk gefertigt wurde.

Sollte sich der negative Eintrag in der Personalakte befinden und nicht ganz der Wahrheit entsprechen oder nur einseitig die Meinung des Verfassers widergeben, besteht das Recht zur Gegendarstellung. Diese wird der eigenen Personalakte auf Verlangen (!) beigefügt. Läßt sich ein Eintrag gar als falsch beweisen, muß er aus der Personalakte herausgenommen werden – was zumeist nur über eine Klage zu erreichen ist.

Hin und wieder bestehen Unsicherheiten, was in welche Akten (Personalakten, Nebenakten Behördenakten) gehört. So gelangen z. B. Beschwerden von Eltern und Schülern zumeist in Sachakten (= sachliche Entscheidung), während begründete Beschwerden gegen ein persönliches Verhalten in die Personalakte genommen werden, wobei der Lehrer Gelegenheit zur Äußerung erhält. Lehrerstreiks (nach dem Beamtenrecht unzulässig) erscheinen nach Meldung durch den Schulleiter an die Schulverwaltung ebenfalls in den Personalakten.

Schwierig wird die Sache bei „vertraulich” geführten Aussprachen oder privaten Gesprächen, die auch dienstlich verwertbar sind. Solche Vermerke können vor allem in Behörden auf Verlangen der Vorgesetzten ohne Wissen der Betroffenen dennoch angefertigt werden. Betroffene sind weitgehend wehrlos, weil sie in der Regel keine Kenntnis davon haben (Personalakten erhalten nur „Personalaktendaten”, die in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen müssen – was oftmals als Ermessenssache so und so gesehen werden kann). Vereinbarte Vertraulichkeit kann zudem leicht abgestritten werden, wenn sie nicht schriftlich fixiert wurde.

So sicher, wie man denken sollte, sind Behörden- und Personalakten in der Praxis nicht. Unbefugte Personen erhalten Zugang zu vertraulichen Informationen, wenn z. B. einer der Mitarbeiter Behördenakten offen liegen läßt, seine Vorschriften nicht kennt oder nicht beachtet. Bei Rechtsstreitigkeiten werden Behördenakten oft ohne vorherige Durchsicht und Prüfung an Verwaltungsgerichte versandt, wo sie vom Prozeßgegner eingesehen werden können. Dieser erhält dann Informationen, die eigentlich nicht für ihn bestimmt waren.

Die Blätter der meisten Behördenakten sind durchgehend numeriert (paginiert). Hierdurch soll der Gefahr von Änderungen (Herausnehmen oder Hinzufügen von Schriftstücken) begegnet werden. Personalakten sind nicht vor Änderungen dieser Art geschützt! Das Bundesarbeitsgericht sah hierzu keine Verpflichtung (BAG vom 18.10.2007; 9 AZR 110/07, Sparkassenbediensteter)!

Bei Beschwerden über fehlerhaften Umgang mit vertraulichen Akten ist als Reaktion der Aufsichtsbehörden lediglich ein Achselzucken und eine Ausrede zu erwarten, z. B. „Wie es dazu kam, ist nicht mehr nachvollziehbar.” – Datenschutz?

pdf / L105 / 16.10.08

Was steht im Bundes-

beamtengesetz (BBG)?

„Der Beamte ist zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören … Die Äußerung des Beamten ist zur Personalakte zu nehmen.”

(§ 90b) …

… gilt für die Personalakte, nicht jedoch allgemein (Nebenakten!).

„Der Beamte hat ein Recht auf Einsicht auch in andere Akten, die personenbezogene Daten über ihn enthalten und für sein Dienstverhältnis verarbeitet oder genutzt werden…” (§ 90c)

Darauf bestehen, daß nicht allein die Personalakte, sondern alle Unterlagen mit personenbezogenen Daten vorgelegt werden! Vom Recht der Einsicht in Nebenakten wird in der Praxis nur sehr selten Gebrauch gemacht!

„Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen … sind,

1. falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, mit Zustimmung des Beamten unverzüglich aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten,

2. falls sie für den Beamten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, auf Antrag des Beamten nach drei Jahren zu entfernen und zu vernichten; dies gilt nicht für dienstliche Beurteilungen."

Wenn Beschwerden von den Aufsichtsbehörden abgewiesen wurden, sogleich aktiv werden!

Der Anspruch auf Entfernung dienstlicher Beurteilungen wird von den wenigsten Lehrern wahrgenommen. Achtung: Findet z. B. ein neuer Schulleiter in der Akte eines schon länger beschäftigten Lehrers keine einzige dienstliche Beurteilung, könnte er daraus negative Rückschlüsse ziehen („Gute Lehrer sind stolz auf ihre Beurteilungen und lassen sie nicht entfernen”). Dasselbe gilt bei einem Schulwechsel.

Quelle: Bundesbeamtenrecht

http://bundesrecht.juris.de

(Länder: Beamtengesetze

der Bundesländer).